E-Doanh Nghiệp

Chú ý những hệ thống thông tin cần trong doanh nghiệp

23/05/2013
0

Trên thị trường, các hệ thống thông tin (HTTT) đang rất đa dạng nên có nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên chọn những hệ thống nào vào ứng dụng cho phù hợp với DN của mình, vận hành tốt và hiệu quả. Tư vấn sau của Công ty cổ phần mới Kim Tự Tháp (Pythis) nhằm giúp các doanh nghiệp ứng dụng hiểu rõ hơn về các hệ thống thông tin để từ đó có những lựa chọn thích hợp cho mình.
NHẮM ĐẾN NHƯNG MỤC TIÊU CỤ THỂ

Khi ứng dụng CNTT, cụ thể là các HTTT  DN nên nhắm đến các mục tiêu từ thấp đến cao như sau: hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, việc ra các quyết định quản lý, và việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh. Các HTTT được xây dựng là nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh này của DN, qua đó phản ánh sự tiến hóa rất nhanh của CNTT. Kết quả là có một phổ rất rộng các HTTT dùng cho DN. Có nhiều cách để phân loại các HTTT đó.

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động, hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động  kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài  DN. Tuy nhiên, chúng không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý (muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp  trong các HTTT quản lý). Các hệ thống hỗ trợ hoạt động này thường đảm nhận các vai trò:  Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh; Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm); Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp; Cập nhật các CSDL cấp Công ty.

Các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà  kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện.  Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau như sau:

1.    Các HTTT quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của  DN.

2.    Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ).

3.    Các HTTT điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
 
Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ

Ngoài các HTTT trên, còn có thể kể đến một số loại khác như:

Các hệ chuyên gia:  Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.

Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của  doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật  kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.

Các hệ thống chức năng  doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Ví dụ: các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.

Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển).

Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn  doanh nghiệp . Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quan hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM) và một số hệ khác.

TIẾP CẬN HỆ THỐNG

Nhìn chung, các DN nên hướng đến xây dựng cho mình các hệ thống thông tin (HTTT). Vì HTTT tập trung trong nó hầu như tất cả các công nghệ của CNTT-TT. Khi triển khai các hệ thống này, DN sẽ biết cách tiếp cận căn bản để giải quyết các bài toán ứng dụng CNTT trong DN của mình đó là tiếp cận hệ thống.
Các thành phần của HTTT

Ở đây, vòng trong của hệ thống chính là mạng máy tính gồm các đơn vị chức năng thực hiện việc nhập, xử lý, xuất, lưu giữ (các “bộ” xử lý, “bộ” nhớ, thiết bị nhập, thiết bị xuất) dữ liệu và thông tin - đầu vào hoặc đầu ra của quá trình xử và đơn vị kiểm soát (“bộ” điều khiển) quá trình tạo ra sản phẩm thông tin trên. Để đảm bảo cho việc thực hiện các quá trình trên, cần có các tài nguyên (còn gọi là dự trữ hay nguồn lực) của hệ thống, biểu diễn ở vành ngoài  của sơ đồ. Đó là các tài nguyên về phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu và nhân lực.

Tài nguyên về nhân lực gồm: Các chuyên gia HTTT: phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy…; Người dùng cuối: tất cả những người sử dụng HTTT trong  DN, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp.

Tài nguyên phần cứng: Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét…(các thiết bị dùng trong xử lý); Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy…(các phương tiện dùng để lưu trữ).

Tài nguyên phần mềm: Các chương trình: Hệ điều hành, các chương trình ứng dụng…dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin; Các thủ tục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra, v.v. (dùng để điều chỉnh hoạt động của con người).

Tài nguyên dữ liệu: Mô tả dữ liệu: các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, CSDL; Cơ sở tri thức.

Tài nguyên mạng: Môi trường truyền thông; Các dịch vụ mạng.

Trong sơ đồ này, môi trường (media) dùng lưu giữ thông tin và truyền thông là một phần của “phần cứng”. Các thủ tục được xem như một thành phần của “phần mềm”, phần liên quan đến con người. Còn cơ sở tri thức được xếp vào tài nguyên dữ liệu của HTTT.
Các sản phẩm thông tin  nhắc đến trong sơ đồ trên bao gồm các báo cáo cho lãnh đạo, các tài liệu kinh doanh, dưới dạng biểu mấu, đồ thị, audio, video và các thông tin khác.

Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức  DN của Bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT/tổ chức đó phục vụ cho công việc  kinh doanh của  DN. Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống.

Năm giai đoạn của chu trình phát triển HTTT gồm:

1. Khảo sát hệ thống: Giai đoạn này có thể được bắt đầu từ việc hoạch định HTTT và lựa chọn các cơ hội đầu tư. Thông thường giai đoạn này bao gồm việc phân tích chi phí/ợi ích và một phần của nghiên cứu khả thi.

2. Phân tích hệ thống: Phân tích các nhu cầu thông tin của người dùng cuối, môi trường  DN và tất cả các hệ thống hiện dùng, để đưa ra các yêu cầu chức năng đối với hệ thống mới.

3. Thiết kế hệ thống: Đưa ra các đặc tả về phần cứng, phần mềm, nhân lực, và dữ liệu của hệ thống, cũng như các sản phẩm thông tin mong muốn của hệ thống.

4. Thể hiện (cài đặt) hệ thống: Phát triển hoặc mua các phần cứng, phần mềm cần cho việc thể hiện bản thiết kế. Kiểm thử hệ thống được xây dựng. Huấn luyện nhân lực để vận hành và sử dụng hệ thống. Và chuyển đổi ứng dụng sang hệ thống mới.

5. Bảo trì hệ thống: Xem xét hệ thống sau cài đặt. Giám sát, đánh giá và thay đổi hệ thống theo nhu cầu.



Hải Anh (Tổng hợp)
Tin học & Đời sống tháng 3.2013

CÁC TIN KHÁC

Bình luận

Đăng nhập để gửi bình luận cho bài viết. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký tại đây.
Trở về đầu trang
QUẢNG CÁO

Cảm nhận mới nhất

  • Công anh Cường nhiều nhất, vừa có Lam, Porc, Ferr, Roy...
    Của sally trong mục Phong Cách


  • Trong đó phải kể công Cường Dolla, bà Diệu Hiền, bà Diệp...
    Của justpost trong mục Phong Cách


  • Roy đã có mặt ở VN, chứng tỏ VN là trọng điểm trong bản đồ oto hạng sang của thế giới ! JL
    Của Tín đồ trong mục Phong Cách


  • Chế tác quá tuyệt vời ! siêu phẩm của đương đại. SL
    Của sally trong mục Phong Cách


  • Đẳng cấp là đây, niềm mơ ước của nhiều người.
    Của phuongmai trong mục Phong Cách


facebook